A planilha de abastecimento funciona, até o dia em que ela quebra você
A planilha de controle de abastecimento não falha porque é ruim. Ela falha porque foi feita pra receber dado limpo, e a vida real entrega dado sujo. O conserto não é uma planilha melhor.
Tem uma planilha de abastecimento aberta agora, em alguma transportadora do Brasil, que é uma obra de arte. Macro pra somar o mês, aba por veículo, coluna de consumo que pinta de vermelho no limite, fórmula de CPK que o sobrinho do dono montou em 2019 e ninguém mais mexe com medo de quebrar. O gestor virou a tela pra mim meio orgulhoso, meio defensivo: "isso aqui me diz tudo, doutor, não preciso de sistema nenhum". E ele tinha razão. Aquela planilha era boa de verdade.
Então deixa eu começar do jeito que vendedor de software nunca começa. A planilha funciona. É de graça, é flexível, todo mundo sabe mexer. O problema não está nela, está no dado que chega nela.
A planilha não envelhece. O dado dentro dela, sim
Com 5 veículos, a planilha é perfeita: a nota vem na mão, é lançada no fim do dia, e se um caminhão começa a beber mais diesel o dono percebe antes da planilha. Com quinze, quem lança não é mais o dono, é o motorista que abastece em Curitiba na segunda e só volta na quinta, com a nota amassada no bolso, digitada com pressa na sexta. Passou dos trinta, vira ficção: ninguém digita à mão, sem errar, o abastecimento de trinta caminhões espalhados pelo país com nota chegando três dias atrasada.
E o atraso custa caro. Pega um truck rodoviário, carregado, fazendo uns 12 mil km no mês. Saudável ele faz 2,7 km/L; doente, cai pra 2,4. Parece pouco, mas a 2,7 rodar 12 mil km pede uns 4.444 litros, e a 2,4 sobe pra 5.000 litros redondos. São 555 litros a mais. Com diesel a R$ 6,00 o litro, dá mais de R$ 3.300 por mês, num caminhão só, descoberto trinta dias depois.
A média que vira chute bem arrumado
Mas o atraso é o problema menor. O grande é o erro de digitação. O KM trocado, em que o dedo escorrega na sexta e 87.450 vira 84.750, faz o hodômetro "andar pra trás" e joga dois meses de consumo no lixo. Tem a vírgula no lugar errado, que vira anomalia no gráfico por causa de uma tecla. E tem o pior, o mais silencioso: o lançamento que some, a nota que se perdeu, e o veículo aparece rodando 600 km com um tanque que no papel não foi abastecido, então o consumo fica artificialmente ótimo. Você acha que tem o melhor caminhão da frota. Tem o pior controle.
E aqui vai uma opinião dura: média de consumo cheia de lançamento errado não é média, é um chute arrumado com cara de relatório, pior do que não ter dado nenhum, porque te dá a sensação de controle que você não tem. Prefiro o gestor que me diz "não sei meu consumo direito" ao que confia cego numa média podre.
Se você tem quatro caminhões, fica na planilha
Sério. Com todas as letras. Se a sua frota tem 3, 4, 5 veículos e você tem disciplina (lança no mesmo dia, confere a nota, conhece os caminhões um por um), a planilha é a ferramenta certa pra você. Não troca. Software de frota pra três caminhões é matar formiga com martelo: você paga mensalidade pra resolver um problema que já resolve de cabeça.
O dia de trocar não está no calendário. Ele chega como sintoma: você lança dado de três dias atrás, não confia mais na própria média, e o administrativo passa a sexta inteira digitando ticket.
O dado tem que nascer no posto
A planilha não quebra por falta de fórmula. Ela quebra porque o dado nasce no lugar errado e na hora errada, num papel, no bolso, três dias atrasado. Conserta o nascimento do dado e você conserta o resto: o motorista registra na hora, no posto, pelo próprio celular, KM, litros, valor e foto do ticket. E no instante do registro o sistema já compara aquilo com o padrão do veículo. KM regressivo barra na hora. Consumo ou preço fora da faixa sinaliza pro gestor, com a foto anexada, com o caminhão na bomba.
O Canguru foi construído em cima disso, mas o princípio vale com qualquer ferramenta: o dado não tem mais trinta dias quando você olha, tem trinta segundos. A planilha não morre por ser ruim, foi feita pra receber dado limpo e a vida real entrega dado sujo. Você não precisava de uma planilha melhor, precisava que o dado chegasse certo.
Se a sua frota já passou do ponto de confiar na digitação de sexta, dá pra ver isso funcionando em canguru.tech. E se você ainda tem três caminhões e disciplina, fica na planilha mesmo. Ela não vai te trair.
